FASA PENTADBIRAN KONTRAK

Salam semua pembaca.

Hari ini hari ke 8 Perintah Kawalan Pergerakan oleh Perdana Menteri Malaysia bagi mengekang wabak Covid-19. Semoga Allah menjauhkan kita semua daripada wabak ini.

Hari ini saya akan menerangkan berkenaan dengan fasa pentadbiran kontrak.Fasa pra kontrak secara umumnya di mana fasa sebelum kontrak dilaksanakan. Pada peringkat ini kontraktor akan mula menyediakan dokumen kontrak seperti tender, sebut harga serta cadangan (proposal) berkenaan projek yang akan dilaksanakan. Pada peringkat ini juga, pihak-pihak akan membuat perundingan dan tawar menawar berhubung projek terutamanya berkenaan harga dan skop kerja.

Seterusnya setelah pihak-pihak berunding dan berpuas hati dengan tawaran yang dibuat, surat penerimaan persetujuan akan dikeluarkan pada masa ini. Fasa ini adalah fasa penerimaan persetujuan antara pihak majikan dan kontraktor berhubung projek yang akan dilaksanakan. Surat tawaran dan penerimaan akan ditandatangani serta pada fasa ini selalunya pemilikan tapak akan diserahkan kepada pihak kontraktor.

Apabila kontrak telah dimuktamadkan dan pemilikan tapak telah diserahkan kepada kontraktor dan kerja-kerja telah dilaksanakan, maka bermulalah fasa pasca pentadbiran kontrak (post-contract) di mana pada peringkat ini pihak-pihak akan memastikan bahawa tanggungjawab yang dijanjikan pada peringkat awal akan dilaksanakan dan dipatuhi.

Pada peringkat ini, kontraktor akan melaksanakan kerja-kerja mengikut skop kerja yang telah dipersetujui dan apabila kerja telah dilaksanakan, tuntutan melalui sijil kemajuan kerja akan dibuat oleh pihak kontraktor kepada majikan.

Pada peringkat ini, kontraktor akan membuat tuntutan bagi mendapatkan bayaran yang telah dipersetujui walau bagaimana pun, sebelum pembayaran dibuat, pihak majikan menerusi konsultan akan membuat penilaian terlebih dahulu terhadap tuntutan yang dilakukan. Penilaian dibuat berdasarkan kerja-kerja yang telah dilaksanakan.

Oleh,

Zaiyanazareth Binti Zaini

Peguamcara & Peguambela

Tetuan Zaiyanazareth & Associates

25-3-2020, Shah Alam, Selangor

TANGGUNGJAWAB MAJIKAN

Kembali kita semula untuk topik Pemahaman Kontrak PWD 203 ini. 

Pada entri yang lepas, kita telah berbincang tentang Dokumen Kontrak. Untuk entri kali ini, kita akan bincangkan tentang tanggungjawab majikan/kerajaan.

Majikan juga mempunyai tanggungjawab yang besar sepertimana kontraktor apabila kontrak telah dipersetujui. Tanggungjawab ini boleh dirujuk di dalam Kontrak PWD 203.

Dua tanggungjawab majikan yang penting yang tidak dinyatakan di dalam kontrak ialah bekerjasama dengan kontraktor untuk membantu kontraktor menjalankan tugas-tugasnya supaya projek boleh disiapkan di dalam masa yang ditetapkan. 

Dan yang kedua ialah tidak membuat sesuatu yang menghalang perlaksanaan kerja Kontraktor seperti merubah kerja, tidak membayar kerja kontraktor mengikut jadual dan lain-lain.

Tanggungjawab yang dinyatakan di dalam kontrak PWD 203 ialah

·         Melantik pentadbir kontrak

·         Menyerah dokumen kontrak & peraturan-peraturan

·         Membuat pembayaran kepada kontraktor

·         Menyerah tapak & akses  kepada Kontraktor

·         Melantik N.S.C(Nominated Sub-Contractor) 

Suka untuk saya “highlight”kan beberapa permasalahan yang timbul di antara majikan dan kontraktor. Permasalahan tersebut ialah tidak berkomunikasi dengan baik. Ada juga majikan yang membuli kontraktor dengan tidak membuat bayaran kepada kontraktor. Ataupun membuat bayaran lambat dan tidak mengikut jadual yang ditetapkan. 

Jadi, untuk menjamin kelancaran projek dan memastikan projek dapat disiapkan dalam masa yang ditetapkan, berkomunikasi lah dengan pihak yang berkontrak. Bak kata orang, “the key of good marriage is communication”. Dalam perkahwinan, komunikasi itu penting. Begitu juga dengan melaksanakan projek, saya yakin dan percaya komunikasi yang baik akan melancarkan perjalanan projek.

Itu sahaja untuk entri kali ini, saya harap tuan dan puan faham akan tanggungjawab majikan. Semoga kita berjumpa lagi di entri yang akan datang.

Sekian,

Penulis: Zafirah Mohd Nor

Rujukan : Construction Law in Malaysia (Prof Sundra Rajoo & Ir Harban Singh)

                 Nota Pemahaman Kontrak PWD 203 PIN 1/2010 (Hj Ismail Omar)

DOKUMEN KONTRAK

Definisi Kontrak

Ramai kontraktor di Malaysia yang melakukan kesilapan apabila membaca kontrak. Ada yang tidak/kurang faham apa itu kontrak, ada yang tidak tahu apa itu dokumen kontrak malah ada juga kontraktor yang tandatangan kontrak tanpa habis membaca kandungan kontrak. Ini bahaya. Memang bahaya.

Kontrak ialah satu perjanjian di antara dua pihak atau lebih yang boleh dikuatkuasakan undang-undang. Ingat ya, kontrak ini adalah perjanjian. Dengan siapa kita berjanji, apa yang kita janjikan, semua pihak perlu melaksanakan tanggungjawab masing-masing. Ramai kontraktor diluar sana hanya faham kontrak itu perjanjian. Tetapi ramai yang tidak tahu, perjanjian yang dibuat boleh dikuatkuasakan undang-undang. Means, jika jadi apa-apa sewaktu projek berjalan seperti majikan tidak membuat bayaran, kontraktor lambat siapkan kerja dan sebagainya. Pihak yang di ‘betray’ boleh ambil tindakan undang-undang terhadap pihak yang mem ‘betray’. Tindakan undang-undang yang boleh diambil antaranya, masuk mahkamah, arbitration atau timbang tara dan menggunakan CIPAA (akan diulas pada entri yang lain. Nantikan!) 

Jadi pihak yang berjanji atau pihak yang berkontrak wajib tahu hak masing-masing supaya tidak dibuli nanti. Di Malaysia, terdapat beberapa Standard Borang Kontrak yang boleh digunakan dalam industri pembinaan berdasarkan kategori kerja atau siapa pelanggannya. Antara Borang Kontrak tersebut ialah PWD 203 REV 1/2010. Kontrak PWD REV 1/2010 adalah sebuah kontrak yang seragam dan digunapakai oleh projek-projek kerajaan.

Mari ikuti entri ini untuk faham apa itu kontrak dan dokumen kontrak di dalam Kontrak PWD REV 203 1/2010. Supaya kita tidak melakukan kesilapan untuk projek yang akan datang. Yang lepas tu lepas lah. Orang putih kata ‘Past is past’. Bak kata pepatah, sediakan payung sebelum hujan. Maknanya, bacalah dan fahamilah kontrak dengan teliti and with God’s will, projek tuan/puan akan berjalan lancar.

Apa itu Dokumen Kontrak?

Dokumen Kontrak ialah dokumen-dokumen yang membentuk tender dan penerimaannya. Dan ia mestilah dibaca secara teliti dan difahami. Tanpa dokumen ini, kontrak tersebut takkan lengkap. Saya yakin semua pihak yang berkontrak tahu bagaimana rupanya. Dokumen kontrak ini ialah satu dokumen perjanjian di antara pihak klien / majikan / kerajaan bersama dengan kontraktor untuk pelaksanaan projek. Dokumen-dokumen ini mestilah disediakan dan diteliti untuk dijadikan bukti kepada perjanjian yang telah dipersetujui oleh pihak yang berkontrak iaitu klien dan kontraktor. Dan pastikan semua dokumen di dalam bentuk hitam putih bukannya kontrak secara lisan.

Antara dokumen-dokumen yang dinyatakan di dalam Kontrak PWD ialah:

1.       FORM OF TENDER   (Borang Tender)

2.       LETTER OF ACCEPTANCE OF TENDER  (Surat Setuju Terima Tender)

3.       CONTRACT DRAWINGS  (Plan Kontrak)

4.       BILL OF QUANTITIES (Senarai Kuantiti)

5.       SPECIFICATIONS  (Spesifikasi)

6.       TREASURY INSTRUCTION (Arahan perbehandaraan sebagaimana dinyatakan)

7.       ....................

8.       ....................

9.       ...................

Dokumen kontrak hendaklah saling menjelaskan (mutually explanatory) dan melengkapi antara satu sama lain. Kontraktor dikehendaki menyediakan segala yang perlu untuk melaksanakan kerja dengan sewajarnya sehingga siap mengikut tujuan dan maksud sebenar dokumen kontrak pada keseluruhannya. Ianya telah dinyatakan secara khusus di dalam dokumen kontrak.  

Sekiranya terdapat percanggahan atau pemesongan di dalam Dokumen Kontrak tersebut, maka kontraktor perlu merujuk kepada pegawai penguasa secara bertulis (Klausa 8.2(b). Ingat ya, apa-apa mesti secara bertulis, jangan secara lisan. Jika jadi apa-apa sewaktu projek berjalan atau projek sudah siap, kita akan ada bukti pemesongan itu berlaku dan boleh dia ambil tindakan undang-undang. Pegawai Penguasa akan mengeluarkan arahan berhubung dengan percanggahan itu. 

Apabila semua proses penyediaan dokumen kontrak telah lengkap, maka pihak yang berkontrak perlu menandatangani kontrak tersebut melalui Surat Setuju Terima Tender atau nama lainnya ialah Letter of Award, Leter of Acceptance. Pihak yang berkontrak perlu faham isi kandungan kontrak terlebih dahulu, baru sign untuk setuju. Dan pastikan sign kontrak beserta tarikh. Penting ya tarikh tuan-tuan dan puan-puan. Kalau tidak sign. Bermaksud kontrak ini tidak sah dan projek tidak boleh dijalankan.

Nota Penting sebelum tandatangan kontrak

1.       Baca dan faham kontrak

2.       Kalau ada apa-apa yang tidak bersetuju dengan terma di dalam kontrak, bincang dengan pihak yang berkontrak

3.       Dah faham, dah teliti, dah puas hati dengan isi kontrak jadi bolehlah tandatangan di LOA tersebut (tidak dnasihatkan menggunakan “digital signature”)

4.       Pastikan di ruang tandatangan ada tarikh dan jawatan.

Itu sahaja untuk entri kali ini. Kita akan berjumpa lagi pada entri yang akan datang. Nantikan!

Sekian, Penulis: Zafirah Mohd Nor

Rujukan: Buku Construction Law in Malaysia (Tulisan Prof Sundra Rajoo dan Ir Harban Singh)

                Nota Pemahaman Kontrak PWD 203 PIN 1/2010 (Hj Ismail Omar)