DOKUMEN KONTRAK

Definisi Kontrak

Ramai kontraktor di Malaysia yang melakukan kesilapan apabila membaca kontrak. Ada yang tidak/kurang faham apa itu kontrak, ada yang tidak tahu apa itu dokumen kontrak malah ada juga kontraktor yang tandatangan kontrak tanpa habis membaca kandungan kontrak. Ini bahaya. Memang bahaya.

Kontrak ialah satu perjanjian di antara dua pihak atau lebih yang boleh dikuatkuasakan undang-undang. Ingat ya, kontrak ini adalah perjanjian. Dengan siapa kita berjanji, apa yang kita janjikan, semua pihak perlu melaksanakan tanggungjawab masing-masing. Ramai kontraktor diluar sana hanya faham kontrak itu perjanjian. Tetapi ramai yang tidak tahu, perjanjian yang dibuat boleh dikuatkuasakan undang-undang. Means, jika jadi apa-apa sewaktu projek berjalan seperti majikan tidak membuat bayaran, kontraktor lambat siapkan kerja dan sebagainya. Pihak yang di ‘betray’ boleh ambil tindakan undang-undang terhadap pihak yang mem ‘betray’. Tindakan undang-undang yang boleh diambil antaranya, masuk mahkamah, arbitration atau timbang tara dan menggunakan CIPAA (akan diulas pada entri yang lain. Nantikan!) 

Jadi pihak yang berjanji atau pihak yang berkontrak wajib tahu hak masing-masing supaya tidak dibuli nanti. Di Malaysia, terdapat beberapa Standard Borang Kontrak yang boleh digunakan dalam industri pembinaan berdasarkan kategori kerja atau siapa pelanggannya. Antara Borang Kontrak tersebut ialah PWD 203 REV 1/2010. Kontrak PWD REV 1/2010 adalah sebuah kontrak yang seragam dan digunapakai oleh projek-projek kerajaan.

Mari ikuti entri ini untuk faham apa itu kontrak dan dokumen kontrak di dalam Kontrak PWD REV 203 1/2010. Supaya kita tidak melakukan kesilapan untuk projek yang akan datang. Yang lepas tu lepas lah. Orang putih kata ‘Past is past’. Bak kata pepatah, sediakan payung sebelum hujan. Maknanya, bacalah dan fahamilah kontrak dengan teliti and with God’s will, projek tuan/puan akan berjalan lancar.

Apa itu Dokumen Kontrak?

Dokumen Kontrak ialah dokumen-dokumen yang membentuk tender dan penerimaannya. Dan ia mestilah dibaca secara teliti dan difahami. Tanpa dokumen ini, kontrak tersebut takkan lengkap. Saya yakin semua pihak yang berkontrak tahu bagaimana rupanya. Dokumen kontrak ini ialah satu dokumen perjanjian di antara pihak klien / majikan / kerajaan bersama dengan kontraktor untuk pelaksanaan projek. Dokumen-dokumen ini mestilah disediakan dan diteliti untuk dijadikan bukti kepada perjanjian yang telah dipersetujui oleh pihak yang berkontrak iaitu klien dan kontraktor. Dan pastikan semua dokumen di dalam bentuk hitam putih bukannya kontrak secara lisan.

Antara dokumen-dokumen yang dinyatakan di dalam Kontrak PWD ialah:

1.       FORM OF TENDER   (Borang Tender)

2.       LETTER OF ACCEPTANCE OF TENDER  (Surat Setuju Terima Tender)

3.       CONTRACT DRAWINGS  (Plan Kontrak)

4.       BILL OF QUANTITIES (Senarai Kuantiti)

5.       SPECIFICATIONS  (Spesifikasi)

6.       TREASURY INSTRUCTION (Arahan perbehandaraan sebagaimana dinyatakan)

7.       ....................

8.       ....................

9.       ...................

Dokumen kontrak hendaklah saling menjelaskan (mutually explanatory) dan melengkapi antara satu sama lain. Kontraktor dikehendaki menyediakan segala yang perlu untuk melaksanakan kerja dengan sewajarnya sehingga siap mengikut tujuan dan maksud sebenar dokumen kontrak pada keseluruhannya. Ianya telah dinyatakan secara khusus di dalam dokumen kontrak.  

Sekiranya terdapat percanggahan atau pemesongan di dalam Dokumen Kontrak tersebut, maka kontraktor perlu merujuk kepada pegawai penguasa secara bertulis (Klausa 8.2(b). Ingat ya, apa-apa mesti secara bertulis, jangan secara lisan. Jika jadi apa-apa sewaktu projek berjalan atau projek sudah siap, kita akan ada bukti pemesongan itu berlaku dan boleh dia ambil tindakan undang-undang. Pegawai Penguasa akan mengeluarkan arahan berhubung dengan percanggahan itu. 

Apabila semua proses penyediaan dokumen kontrak telah lengkap, maka pihak yang berkontrak perlu menandatangani kontrak tersebut melalui Surat Setuju Terima Tender atau nama lainnya ialah Letter of Award, Leter of Acceptance. Pihak yang berkontrak perlu faham isi kandungan kontrak terlebih dahulu, baru sign untuk setuju. Dan pastikan sign kontrak beserta tarikh. Penting ya tarikh tuan-tuan dan puan-puan. Kalau tidak sign. Bermaksud kontrak ini tidak sah dan projek tidak boleh dijalankan.

Nota Penting sebelum tandatangan kontrak

1.       Baca dan faham kontrak

2.       Kalau ada apa-apa yang tidak bersetuju dengan terma di dalam kontrak, bincang dengan pihak yang berkontrak

3.       Dah faham, dah teliti, dah puas hati dengan isi kontrak jadi bolehlah tandatangan di LOA tersebut (tidak dnasihatkan menggunakan “digital signature”)

4.       Pastikan di ruang tandatangan ada tarikh dan jawatan.

Itu sahaja untuk entri kali ini. Kita akan berjumpa lagi pada entri yang akan datang. Nantikan!

Sekian, Penulis: Zafirah Mohd Nor

Rujukan: Buku Construction Law in Malaysia (Tulisan Prof Sundra Rajoo dan Ir Harban Singh)

                Nota Pemahaman Kontrak PWD 203 PIN 1/2010 (Hj Ismail Omar)